Vergaderingen; moet dat nu?

 

Vergaderingen: we hebben allemaal mee te maken. Waar samengewerkt wordt, is vergaderen nu eenmaal vrij noodzakelijk. Hoe gaat dat bij jou op je werk? Is het een lange bijeenkomst waarin oeverloos wordt gediscussieerd en meningen worden uitgewisseld? Of is het een verfrissende bijeenkomst waar je vol energie weer uit komt? In de praktijk is het eerste vaak het geval. Zéker -en ik spreek uit ervaring- als het team uit louter vrouwen bestaat. Vrouwen zijn wezens die de eigenschap bezitten dat ze vaak àlles van àlle kanten willen bekijken. Dat is een mooie eigenschap. Maar in een vergadering waaraan pakweg tien vrouwen deelnemen is het een hele klus om de neuzen de zelfde kant op te krijgen en nog lastiger is het omdat zo te hóuden. Voor je het weet wordt er weer een knuppel in een hoenderhok gegooid en vliegt men alle kanten weer op.

Ik heb een aantal jaren een team in de zorg mogen begeleiden; met enorm veel plezier mag ik wel zeggen. Ik ga niet liegen dat het altijd heel simpel was, want dat was het zeker niet. Maar het ontdekken van de gelaagdheid van een groep vrouwen is enorm interessant en om dan de parels naar boven te halen vind ik het mooiste wat er is. Toen ik aan de baan begon kreeg ik als duidelijke opdracht: ‘Doe iets aan de vergadercultuur.’ Ik aanvaardde de opdracht en ging toen eerst even in een hoekje zitten huilen. Want hoe moest ik dat in vredesnaam doen? Het was een groep vrouwen die al jaren samenwerkte en die elkaar van haver tot gort kende.

Ik pretendeer niet dat ik de hele vergadercultuur om heb kunnen gooien; het was een proces waar we met het hele team in gingen en die door de inzet van elk teamlid, toen ik weer vertrok zeker ten gunste veranderd was. Tegen die tijd was er geen vaste voorzitter meer, maar rouleerde die taak binnen het team, ook omdat het team zelfsturend moest worden. Doordat ieder deze taak op zich nam, is de inbreng van de verschillende teamleden meer evenredig geworden.

Natuurlijk is het belangrijk dat een vergadering goed wordt geleid. Maar heb je wel eens goed naar je eigen aandeel in zo’n vergadering gekeken? Als jij je laat gelden en steeds aan het woord bent, dan druk je een flinke stempel op de bijeenkomst. Maar wat dacht je van jouw stempel als je juist helemaal niet zegt wat je vindt en je mengt in de bijeenkomst? Dan heb je misschien nog wel meer invloed op een minder gewenste uitkomst.
En hoe kijk je naar een vergadering? Als een verplicht nummer of als kans om werkwijzen en afspraken meer helder te krijgen? In het eerste geval zul je de tijd waarschijnlijk uitzitten en blijft er ook niet al te veel hangen van wat er overlegd is. In het tweede geval echter, zul je merken dat je meer plezier krijgt in vergaderen en krijg je meer het idee dat het ook echt nut heeft.

Een paar tips:
Voor de voorzitter:

  • Zorg voor een goede agenda: Gebruik een vaste structuur zodat iedereen weet waar hij/zij aan toe is
  • Laat de vergadering niet langer dan twee uur duren: langer kan je je aandacht echt niet optimaal vasthouden
  • Las in het midden een korte pauze van vijf minuten in: even opstaan en lopen of eventueel toiletbezoek lucht vaak enorm op.
  • Wordt de sfeer grimmig omdat er moeilijke besluiten moeten worden genomen, las een speelkwartier in. Voor mijn part zakdoekje leggen, kleuren, even de muziek hard aan; je zult zien dat de deelnemers even raar opkijken, maar het heeft zeker een gunstig effect op de sfeer
  • Geef waar mogelijk complimenten
  • Bewaak de tijd goed.

Voor de teamleden:

  • Ga opgewekt de vergadering in, wees open-minded
  • Zorg dat je agendapunten toe kunt voegen. Liefst van tevoren zodat de voorzitter op de hoogte is, om een juiste inschatting te maken van de tijd die het neemt
  • Bereid je goed voor. Er is niets vervelender voor de ene helft van het team dan stukken die besproken moeten worden, die de andere helft van het team niet heeft gelezen.
  • Zorg dat de actiepunten op jouw naam gedaan zijn
  • Wees echt aanwezig
  • Laat je horen
  • Stimuleer anderen zich te laten horen
  • Verzand niet in discussies, maar hou het bij de grote lijnen waar mogelijk
  • Zie niet elk punt als mogelijkheid om jouw licht over te laten schijnen: soms zijn vergaderpunten gewoon hamerstukken, niets meer en niets minder.

Ik wens je veel vergaderplezier! 🙂

 

 

Loop je vast en kom je niet verder met mijn algemene tips? Klik dan hieronder op de knop voor een gratis Zwieper-sessie via Skype! Als je op de knop drukt, kun je het volgende verwachten:

  • Je komt in je mailprogramma waarin je mij easypeasy een mail kunt sturen
  • Je krijgt van mij een mail terug, met daarin:
  1. Een intakeformulier waarop je kunt aangeven waar je tegen aan loopt/ last van hebt / verandering in wilt
  2. Een tweetal voorstellen voor een datum om een Skype-sessie te doen

Mochten de data jou niet schikken, dan verzoek ik je om een ander voorstel te doen; we blijven net zo lang zoeken tot we een geschikte datum hebben.
In de Zwieper-sessie kan ik jou gegarandeerd 2 tips geven waar je mee verder kunt! Gratis!

Vul hieronder je naam en mailadres in.

 

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s